خبرنامه در واقع ابزاری برای اطلاع رسانی به شمار می رود که شما بر اساس آن مخاطبان و مشتریان خود را با ارسال گزارش، دعوت نامه و … از تخفیفات، اخبار، رویدادها و موارد دیگر مطلع می کنید. خبرنامه دارای ارقام مختلفی است که در این میان با گسترش تکنولوژی و لوازم الکترونیکی استفاده از خبرنامه الکترونیک بیش از پیش گسترش پیدا کرده است طوریکه بسیاری از شرکت ها و سازمان در بخش روابط عمومی خود از خبرنامه الکترونیک استفاده می کنند که ما در این مقاله به تعریف خبرنامه و انواع آن خواهیم پرداخت پس در ادامه مطلب در همیار توسعه همراه ما باشید.
- خبرنامه چیست؟
- خبرنامه الکترونیکی چیست و مزایای آن را نام ببرید؟
- چگونه یک خبرنامه الکترونیک تولید و ارسال کنیم؟
- انواع خبرنامه را نام ببرید؟
خبرنامه چیست؟
خبرنامه همانطور که از نامش پیداست نامه یا ابزاری برای اطلاع رسانی است که بر اساس آن فرد خبر را به مخاطبان خاص خود با توجه به علایق و سلایق مشتری درباره رویدادها، گزارش ها و یا اخبار مرتبط حول محور یک موضوع یا سازمان می رساند که در این زمینه می توان نشریات داخلی، مجلات دوره ای، ماهنامه، بولتن سازمانی، اخبار سازمانی و … را نام برد.
صنعت نشر از زمان رواج خود در سال1980 میلادی تا کنون راه طویلی را طی نموده طوریکه تا کنون بیش از هزار خبرنامه منتشر شده است، که در این میان گسترش دسترسی به اینترنت و راحتی کار با آن باعث ایجاد نوع جدیدی از خبرنامه با نام خبرنامه الکترونیک شده است که به دلیل رایگان بودن و همچنین جذابیت های سمعی و بصری زیاد مورد توجه شرکتها و سازمان قرار گرفته است که باعث ایجاد تعامل میان روابط عمومی با مخاطبان شده است؛ طوریکه که امروزه بسیاری از شرکتها از طریق وب سایت و ارسال خبرنامه با مشتریان و مخاطبان خود ارتباط برقرار می کنند که در این میان برای افزایش کارایی و همچنین تأثیرگذاری روش های مختلفی وجود دارد که در آن بسته به پیشرفت تکنولوژی از فناوری های پیشرفته ای استفاده شده است که در این زمینه می توان به فرآیند تولید و ارسال خبرنامه الکترونیک (تولید محتوا) برای جذب مخاطب اشاره نمود.
خبرنامه و انواع آن به لحاظ تولید محتوا
توجه داشته باشید که تولید محتوا در واقع منبع اطلاع رسانی در بستر روابط عمومی سازمان و شرکت برای ارتباط با مخاطبان به شمار می رود که در این میان وجود یک رابطه منطقی و شکلی لازم و ضروری است چرا که اگر خبرنامه نتواند ارتباط درستی با مخاطب در امر خبر، آموزش، شفاف سازی و ارتقاء بخشی ایجاد کند و از نقش خود غافل شود علاوه بر وقت سرمایه شما را نیز به باد می دهد که برای این منظور نوع محتوای خبرنامه بسیار حائز اهمیت است که نقش مهمی در ارتباطات ایفا می کند.
انواع خبرنامه
- خبرنامه یا گزارش کاری همانطور که از نامش پیداست بیشتر تحولات شرکت و اخبار داخلی سازمان را پوشش و بین اعضا منتشر می کند.
- نشریه یا خبرنامه یک سازمان غیر انتفاعی سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و … که در آن خوانندگان و مخاطبان را به انجام اقدام خاصی ترغیب می کند.
- خبرنامه های خاص مبتنی بر نگارش مقاله ای است که اطلاعات دقیقی درباره یک موضوع خاص را به مخاطبان ارائه می کند.
- خبرنامه دعوتی در واقع نامه ای است که در آن اشخاص حقیقی یا حقوقی، خبرنگاران و … را برای حضور در یک سمینار، همایش و نشست دعوت می کند.
چگونه خبرنامه تهیه کنیم
نوشتن خبرنامه کار چندان پیچیده و سختی نیست چرا که اگر شما بتوانید یک نامه یا یادداشت بنویسید به طور قطع می توانید یک خبرنامه نیز بنویسید. نوشتن خبرنامه از نوشتن یک نامه و یادداشت نیز ساده تر است چرا که شما در خبرنامه می بایست مقصود خود را برسانید ولی توجه داشته باشید که اگر خبرنامه شما جذاب نباشد مخاطب آن را مطالعه نمی کند؛ بنابراین در کنار سادگی نگارش جذابیت نیز نقش مهمی در جذب مخاطب دارد که برای این منظور باید در خبرنامه خود مطالب ارزشمندی را بنویسید که در این زمینه باید تحقیق و بررسی لازم حول موضوع مورد نگارش را داشته باشید که لازمه آن گذاشتن وقت برای تهیه خبرنامه است؛ به این نکته توجه داشته باشید که اگر مطلب شما ارزشمند و غنی متناسب با واقعیت باشد مخاطب به خبرنامه شما اعتماد می کند.
تهیه الگو در خبرنامه
اگر دقت کرده باشید متوجه خواهید شد که هر نشریه ای دارای یک بخش ثابت است که در هر شماره آن را ارائه می کند که این بخش ها عبارت اند از: سر عنوان و نام، نوع حروفچینی، سر فصل، فهرست، تاریخ، سر ستون، لگوها و … . در نشر رومیزی معمولاً یک الگوی کامل از نشریه را در رایانه برای چاپ تعریف می کنند تا بر اساس آن نشریه منتشر و صفحه آرایی شماره های بعدی نشریه به سهولت و در کمترین زمان انجام شود که در واقع این الگو کارکرد بولتن را مشخص و نمایان می کند؛ توجه داشته باشید زمانیکه شما الگوها را برای تهیه در اختیار داشته باشید خیلی راحت می توانید نمونه ها و نسخه های مشابه آن را تهیه و منتشر کنید.
خبرنامه الکترونیک چیست؟
خبرنامه الکترونیک همانطور که از نامش پیداست نوعی از خبرنامه است که به صورت الکترونیکی از طریق ابزار و همچنین فناوری های پیشرفته در بستر اینترنت طراحی، تولید و در نتیجه منتشر می شود که دارای ویژگی هایی به قرار زیر است.
- دریافت خبرنامه الکترونیکی از طریق پست الکترونیکی انجام می شود.
- معمولاً فرستنده خبرنامه را در قالب از پیش تعیین شده ای آماده و در نتیجه برای گروه بزرگی از افراد، سازمان ها و شرکت ها ارسال می کند.
- برای ارسال خبرنامه از سیستم پست الکترونیکی یا نرم افزار وب سایت استفاده می کنند.
نکات مهم و ضروری برای راه اندازی خبرنامه الکترونیک
خبرنامه الکترونیکی در واقع سبب می شود تا شما بتوانید به صورت طولانی مدت با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید که چنین عملی افزایش وفاداری مخاطب به شرکت یا سازمان را به دنبال دارد و به این نکته مهم توجه داشته باشید که جذب مشتری جدید بیش از پنج برابر هزینه نگه داشتن مشتری قدیمی است. خبرنامه الکترونیک به نوبه خود کار و تلاش شرکت در امر تجارت را قوت می بخشد و منافاتی با داشتن وب سایت و سایر مسائل مربوط به تجارت ندارد و صرفاً تجارت را تسهیل و باعث تقویت آن می شود و همچون قلب تجارت شناخته می شود که تلاش های مجموعه شرکت را به یکدیگر وصل و نتایج درخشانی را به بار می آورد.
نکته مثبت در استفاده از خبرنامه الکترونیک این است که شما می توانید به آسانی و در کمترین زمان اشخاصی را که خبرنامه ارسالی شما را باز کرده و بر روی لینک مورد نظر کلیک کرده اند را مشاهده و آن را مورد بررسی قرار دهید که این عمل در تبلیغات بسیار حائز اهمیت است تا شما بتوانید اطلاعات دقیقی از افرادی که خبرنامه شما را مشاهده می کنند داشته باشید تا بتوانید برنامه ریزی درستی انجام دهید، با استفاده از خبرنامه الکترونیک شما در هر زمانی می توانید محاسبه خود را انجام دهید.
نحوه تبدیل خبرنامه چاپی به الکترونیکی
شما به راحتی می توانید خبرنامه چاپی سازمان و شرکت خود را در سریع ترین زمان به خبرنامه الکترونیکی تبدیل و برای مخاطبان خود ارسال کنید که برخلاف نمونه های چاپی ارسال محدودیتی ندارید و می توانید به بیش از هزاران نفر خبرنامه خود را ارسال کنید و علاوه بر آن در هزینه چاپ و نشر خود تا حدود زیادی صرفه جویی داشته باشید. برای تبدیل خبرنامه چاپی به نوشتاری فقط کافی است آن را در بستر الکترونیکی نوشته و منتشر کنید.
مزایای خبرنامه الکترونیک
از مزایای خبرنامه الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- باعث کاهش هزینه چاپ و ارسال می شود.
- دوستدار محیط زیست است؛ چرا که در خبرنامه الکترونیکی استفاده از کاغذ تا حدودی زیادی کاهش پیدا می کند و درختان کمتری برای این منظور قطع می شوند.
- اطلاع رسانی سریع و لحظه ای در هر زمان از شبانه روز به همراه دسترسی آسان و سریع به اطلاعات.
- کاهش محسوس حجم نامه های اداری و همچنین بایگانی.
- فراگیر و فرامرزی بودن خبرنامه الکترونیک به شما این امکان را می دهد تا بتوانید خبرنامه الکترونیکی خود را به اقصی نقاط جهان بدون محدودیت مرزهای جغرافیایی ارسال کنید.
- و …
بازاریابی الکترونیکی
توجه داشته باشید که داشتن ارتباط مستمر و دائمی با مشتریان بالقوه، مخاطبان، بازدیدکنندگان و اعضای یک سایت اینترنتی و استفاده از امکانات و تسهیلات آن یک نوع بازاریابی اینترنتی برای معرفی کالا و خدمات به شمار می رود که در آن بازدیدکنندگان، مشتریان و مخاطبان سایت های اینترنتی با سایتها و مجلات مختلفی در تعامل هستند که در این میان برخی صرفاً فقط یک بازدید کننده خواهند بود به همین دلیل به خاطر عجله ای که دارند آدرس سایت مورد نظر را فراموش می کنند و مراجعه نکردن آنان امری طبیعی به شمار می رود.
نحوه تعامل خبرنامه الکترونیک با وب سایت سازمانی
سؤالی که در ابتدا پیش می آید این است که ما چطور می توانیم بازدیدکنندگان سایتمان را متقاعد کنیم به سایت ما دوباره سر بزنند؟
پاسخ روشن است چرا که شما می بایست خبرنامه های الکترونیکی خود را به صورت دائمی برای مشتریان و مخاطبان بالقوه و بالفعل طراحی، تولید، پیاده سازی و در نتیجه ارسال کنید و به این نکته توجه داشته باشید که خبرنامه های الکترونیکی در حال حاضر پر طرفدارترین ابزار بازاریابی در بستر اینترنت به شمار می روند که بسیاری از شرکت ها و سازمان های داخلی و خارجی از آن استفاده می کنند.
مزیت یا فایده خبرنامه الکترونیک در چیست؟
مهمترین مزیت و فایده خبرنامه الکترونیک این است که مخاطب قدرت انتخاب بالایی در اطلاعات دریافتی خود دارد به این صورت که مخاطب خود انتخاب می کند که در خبرنامه عضو شد یا خیر؛ که پس از عضویت موضوع مورد علاقه برای او ارسال می شود و مخاطب در فرصت مناسب می تواند آنها را مطالعه کند.
نحوه تولید و انتشار خبرنامه الکترونیک
تولید و انتشار خبرنامه دارای ریز کاری و نکات فنی زیادی است که باید در همان ابتدا نسبت به این موارد توجه داشت. در سیستم ارسال خبرنامه الکترونیک در cms کنترل پنل هاستینگ در بیشتر وب سایتها وجود دارد که شما به راحتی می توانید خبرنامه خود را ارسال کنید ولی در صورت نبود این سیستم شما باید برنامه نرم افزاری آن را بنویسید و به یک عنوان یک کد در بخش کدهای سازمانی خود اضافه کنید. برای تولید خبرنامه شما می توانید بسته به نوع موضوع و قالب از نرم افزارهای مختلفی همچون کورل، دایرکتور، فتوشاپ و … استفاده کنید.
از روش های دیگر خبرنامه این است که می توانید آن را در قالب یک نشریه الکترونیکی منتشر و به صورت دوره ای و ماهانه به مخاطبان خود ارسال کنید که می توانید این کار را از طریق ارسال خبرنامه سرور سایت سازمان یا ایمیل انجام دهید که چندان پیچیده نیست. شما می توانید خبرنامه خود را در قالب یک اطلاعیه خبری، لینک، گرافیکی یا سایر روش های تولید و ارسال کنید.
بخش های مختلف خبرنامه الکترونیک از تولید تا نشر
بخش های مختلف خبرنامه الکترونیک از تولید تا نشر شامل موارد زیر می شود:
- تولید محتوا: در واقع نخستین بخش خبرنامه الکترونیک تولید محتوا است که شامل مقاله، نشریه، لینک، اطلاعیه، عکس و … می شود.
- قالب خبرنامه: خبرنامه الکترونیک نیز به مانند نشریه باید دارای ظاهر و قالب یکسانی باشد که از ویژگی های آن می توان به عکس های گرافیکی، فونت، لینک ها، طبقه بندی و … اشاره نمود که نکته ای که وجود دارد این است نباید نسخه های مختلف خبرنامه با یکدیگر تفاوت داشته باشند.
- مدیریت ارسال خبرنامه: پس از انجام بخش های مختلف محتوا و قالب نوبت به ارسال خبرنامه به مشتریان یا گروهی از افراد است که قبلاً آن را مشخص نموده اید.
از عوامل موفقیت خبرنامه الکترونیک
یک وب سایت به خودی خود نمی تواند بازدیدکننده صرف را به مشتری وفادار و دائمی تبدیل کنید چرا که بسیاری از بازدیدکنندگان پس از مطالعه و بازدید وب سایت بدون معطلی آن را ترک می کنند در این صورت شما یک مشتری و بازدید کننده را از دست خواهید داد؛ که برای این منظور شما باید کاری کنید تا مخاطب نتواند شما را از ذهن خود دور کند.
برای موفقیت خبرنامه شما باید موارد زیر را در نظر داشته باشید.
- جذاب و متفاوت باشید.
- مطالب مناسب با خواست و نیاز مشتری تولید کنید.
- به صورت خودمانی و صمیمانه با مشتری هم صحبت شوید.
- به صورت خلاصه با مشتری گفتگو کنید.
- تمرکز خود را بر روی خوانندگان بگذارید.
- یک نمونه موفق از خبرنامه را در اختیار خواننده قرار دهید.
- از محتوای تبلیغاتی کمتر استفاده کنید.
- زمان بندی ارسال محتوا را رعایت کنید.
- و …
سخن پایانی
برای برقراری ارتباطی مستمر با مشتریان و مخاطبان داشتن سیستم خبرنامه الکترونیک در بخش روابط عمومی شرکت، سازمان، اداره و … از طریق وب سایت لازم و ضروری است تا بتوانید از طریق آن با مشتریان در ارتباط باشید که در این میان شما باید با استفاده از جذابیت در تولید خبرنامه با محتوای غنی مخاطب را به سوی خود جذب کنید، از ویژگی بارز خبرنامه الکترونیک این است که شما می توانید به افراد بیشتری خبرنامه خود را بدون محدودیت جغرافیایی ارسال کنید، برای مشاوره و طراحی با همیار توسعه تماس بگیرید.